Обычно процедура аренды офисного помещения довольно однозначна: нужно оценить предназначение помещения, его состояние, географическое положение и прочие факторы.
Однако, будучи юридическим лицом с любой формой собственности (в том числе индивидуальные предприниматели на паушальной системе налогообложения), стоит помнить о важных нюансах.
Документальное оформление правоотношений
Часто как арендодатели, так и арендаторы не акцентируют свое внимание на документальном оформлении отношений. Чаще всего это выглядит как устная сделка между владельцем небольшого помещения и начинающим предпринимателем на незначительную сумму, а иногда и совсем бесплатно.
Однако, стоит помнить, что наличие прав на работу по зарегистрированному адресу предприятия — критически важно с точки зрения соблюдения законов Сербии.
При любой налоговой проверке первое, что запрашивает инспектор у юридического лица — это документы, подтверждающие право владения или аренды помещения по указанному в АПР адресу. Причем, это касается не только актуального в настоящий момент адреса, но и всех предыдущих (если предприятие меняло адрес).
В такой ситуации предприятие оказывается в ловушке, так как документов нет в наличии и налоговая проверка не может быть завершена (то есть фактически невозможно вести деятельность), а дополнительно к этому, отказ от предоставления документов инспектору является грубым нарушением закона и очень быстро приводит и предприятие и его представителя к судебному разбирательству с печальными перспективами.
Пожарная безопасность и охрана труда
Не забывайте, что в вашем предприятии должны быть сотрудники, ответственные за охрану труда, пожарную безопасность, запрет курения, противодействие сексуальным домогательствам и так далее. Полный список документов вам помогут составить специализированные компании (обычно они занимаются полным спектром документов и разрешений).
Аренда офиса у собственника — физического лица
Заключая договор с физическим лицом — владельцем помещения, вы берет на себя функции его налогового агента в отношении налога на доходы физического лица.
В соответствии с законодательством Республики Сербия, налог на доходы физических лиц взимается в размере 10 процентов от суммы дохода. Однако, доходы, полученные от сдачи помещений в аренду входят в список исключений, и облагаются налогом 20 процентов от суммы.
Поэтому, при каждой оплате аренды физическому лицу вы обязаны подать декларацию PDP в срок, не позднее 3 календарных дней с момента совершения оплаты, и произвести выплату налога в этот же период. Просрочка даже на один день приведет в возникновению пени.
Аренда виртуального офиса
Множество предприятий Сербии работает с регистрацией по адресам так называемых «виртуальных офисов» или «виртуальных канцелярий». Мы и сами оказываем такую услугу.
Однако, есть несколько важных нюансов такой модели работы:
- Работа с адресом, на котором расположены тысячи предприятий, привлекает внимание проверяющих органов.
- Если вы принимаете оплату от ЛЮБЫХ физических лиц ЛЮБЫМИ способами на территории Сербии — у вас обязательно должен быть кассовые аппарат. Он регистрируется в налоговой инспекции и привязывается к адресу, по которому он должен находиться в любой момент времени. Соответственно, в таком случае, виртуальный офис вам не подходит никаким образом. Большинство таких офисов в Сербии не обращают на это ваше внимание, но, в случае проверки, это станет проблемой именно для предприятия (а не для офиса).
- Если ваш вид деятельности предполагает прием посетителей или любые физические манипуляции в процессе работы (склад, йога, массаж, маникюр, ремонт техники и т.д.) — виртуальный офис не подойдет.
- Если вы иностранец и получаете ВНЖ по работе в компании, МУП может потребовать от вас подтверждения вашего нахождения и реальной работы по этому адресу. Исключением может являться случай, когда работа вашего предприятия выполняется удаленно и не требует офиса. В таком случае стоит иметь внутренние документы о том, что работы выполняются дистанционно с указанием фактического адрес производства работ. Наш представитель неоднократно посещал МУП вместе с нашими клиентами и нам удавалось решить этот вопрос. Но мы все же порекомендуем (особенно при продлении ВНЖ) хотя бы на некоторое время менять адрес с виртуального на фактический (очень желательно в той же общине, чтобы не менялась налоговая инспекция).
